Empfehlungs-Programm für IT-Systemhäuser

Ein IT-Systemhaus berät seine Kunden täglich zu Server, Backup, Microsoft 365 und Firewall. Datenschutz und NIS2 fallen dabei laufend mit auf den Tisch — und werden meistens an den Kunden zurückgegeben („Da brauchen Sie einen DSB”). Das Empfehlungs-Programm von frag.hugo dreht das um. Jeder Mitarbeiter kann den Datenschutz-Bedarf direkt platzieren, der Kunde bekommt eine fertige Lösung, der Mitarbeiter eine Provision — und die Geschäftsführung des Systemhauses muss nichts buchhalten, weil alles DATEV-konform automatisiert ist.

Drei Bausteine

1. Mitarbeiter-Portal unter app.fraghugo.de/partner — jeder Mitarbeiter Ihres Systemhauses bekommt einen eigenen Login. Hier legt er Empfehlungen an, sieht den Status seiner Leads, seine laufenden Provisionen und einen Provisions-Rechner.
2. Lead-Pipeline mit automatischer Erst-Mail — sobald ein Mitarbeiter eine Empfehlung anlegt, geht eine Mail an den Kontakt; bei hinterlegter Website enthält sie den Datenschutz-Check zur Domain. Ob diese Mail rausgeht, entscheidet der Mitarbeiter beim Anlegen (siehe Kunden registrieren). Nils oder ein anderer Berater von frag.hugo übernimmt das Erstgespräch, erstellt das Angebot und führt den Vertragsabschluss.
3. DATEV-konforme Provisionsabrechnung — am 28. jedes Monats rechnet die Plattform die laufenden Provisionen ab, am 1. geht die fertige DATEV-CSV an die Lohnbuchhaltung Ihres Systemhauses, zusammen mit der Sammelrechnung an Ihre GmbH. Jeder Mitarbeiter bekommt zeitgleich seine persönliche Aufstellung per Mail. Deshalb fragt das Onboarding die Personalnummer ab: Sie steht in der CSV und macht den Import zum Direktimport.

Lebenszyklus einer Empfehlung

Schritt	Wer	Was passiert
1. Lead anlegen	Mitarbeiter	Im Portal: Firma, Ansprechpartner, E-Mail, geschätzte Mitarbeiterzahl
2. Erst-Kontakt	Plattform	Automatisierte Erst-Mail an den Kontakt — sofern der Mitarbeiter sie ausgewählt hat
3. Erstgespräch	frag.hugo	Nils Oehmichen führt das 15-Minuten-Erstgespräch
4. Angebot	frag.hugo	Vertrag & Stripe-Checkout an den Kunden
5. Mandant aktiv	frag.hugo	Der Lead wird auf „Gewonnen” gesetzt, die Provision startet
6. Monatsabrechnung	Plattform	Am 28. berechnet, im Portal unter „Meine Provision“ sichtbar
7. Lohn-Buchung	Buchhaltung	Am 1. kommt die DATEV-CSV; importieren, Mitarbeiter bekommt den Bonus aufs Gehalt

Was verdient ein Mitarbeiter?

10 % der monatlichen Mandanten-Gebühr, 12 Monate lang ab Abschluss. Die drei Tarife, die im Partner-Portal abgerechnet werden:

Tarif des Mandanten	Monatsgebühr	Provision je Monat	Provision über 12 Monate
Standard	149 €	14,90 €	178,80 €
Pro	299 €	29,90 €	358,80 €
Premium	499 €	49,90 €	598,80 €

Ein Mitarbeiter mit fünf aktiven Standard-Mandanten kommt damit auf rund 74,50 € extra im Monat. Alle Beträge sind Brutto und laufen über die Gehaltsabrechnung.

Jede laufende Provision mit Tarif und Enddatum, darunter der Auszahlungsverlauf. Der Rechner unten zeigt, was ein weiterer Mandant zusätzlich brächte.

Das Mitarbeiter-Portal

Mitarbeiter melden sich mit ihrer Firmen-E-Mail an — per Anmeldelink, ohne Passwort. Beim ersten Login durchlaufen sie ein kurzes Onboarding (Personalnummer für die DATEV-Abrechnung, Anzeigename) und landen dann im Dashboard mit drei Reitern:

• Meine Empfehlungen — alle Leads mit Status: Neu, Kontaktiert, Erstgespräch geplant, Angebot raus, Gewonnen, Verloren. Filter für Alle / Aktiv / Gewonnen / Verloren.
• Meine Provision — laufende Verträge, Auszahlungs-Historie, Rechner: „Wenn ich noch einen Pro-Kunden gewinne, hätte ich pro Monat …”.
• Rangliste — alle Beschäftigten Ihres Systemhauses nach gewonnenen Mandanten, dazu der Quartals-Champion und die eigene Platzierung. Beschäftigte anderer Partnerfirmen tauchen dort nicht auf.

Wer seinen Namen nicht anzeigen lässt, erscheint mit Initialen. Der Name verlässt in diesem Fall auch den Server nicht.

Über den Schalter unter der Liste entscheidet jeder selbst, ob der eigene Name für die Kolleginnen und Kollegen sichtbar ist. Die Zahlen — gewonnene Mandanten und Provisionssumme — sind innerhalb des Systemhauses immer sichtbar.

Oben im Dashboard stehen drei Zahlen: Provision in diesem Monat, gesamt verdient, aktive Kunden.

Anti-Frust-Regeln

• Doppel-Lead-Schutz — legt ein Mitarbeiter einen Kunden an, dessen E-Mail-Domain schon im System liegt, warnt das Formular sofort. Niemand muss sich streiten.
• Transparente Status — jeder sieht jederzeit, wo sein Lead steht. Kein „war da was?”.
• Verlorene Leads bleiben sichtbar — sie verschwinden nicht aus der Liste, sondern bekommen den Status „Verloren” samt Notiz für die Wiedervorlage.

Was bringt’s der Geschäftsführung des Systemhauses?

• Zusatz-Umsatz für Mitarbeiter ohne extra Aufwand für die Geschäftsführung.
• Höhere Bindung — Mitarbeiter mit Provisions-Pfad kündigen seltener.
• Erweitertes Service-Portfolio — Kunden sehen das Systemhaus als „kümmert sich auch um Datenschutz”, auch wenn das Systemhaus es nicht selber macht.
• Keine Buchhaltungs-Last — die DATEV-CSV kommt fertig am Monatsersten, Ihre Buchhaltung importiert sie und ist fertig.

Fragen?

Mail an partner@fraghugo.de — Nils antwortet persönlich.