KI-Register

Hier landen alle KI-Systeme in Ihrer Firma — von ChatGPT-Pro bis zur eigenen ML-Modell-Anwendung.

Pro KI-System

• Name — z.B. “ChatGPT für Mitarbeiter”, “Bewerber-Sortierung HR-Tool”, “Predictive Maintenance Maschine X”
• Anbieter — OpenAI, Microsoft, eigene Entwicklung
• Zweck — wofür wird’s verwendet
• Daten-Inputs — was geht rein (Texte, Bilder, Stammdaten)
• Daten-Outputs — was kommt raus (Empfehlung, Klassifikation, generierter Text)
• Betroffene Personen — wer ist von Entscheidungen betroffen (Bewerber, Kunden, Mitarbeiter)
• Verantwortlicher — wer in der Firma
• Risiko-Klasse (nach Klassifizierung)
• Status: Pilot / Produktiv / Eingestellt

Anlegen

Klicken Sie ”+ Neue KI”. Wizard fragt durch, Hugo schlägt typische Antworten vor.

Auto-Vorschläge

Hugo zeigt typische KI-Systeme vor, die Sie wahrscheinlich nutzen (basierend auf Ihrem VVT, AVV, M365-Sync):

• ChatGPT/Copilot (in den meisten Firmen)
• Recruiter-Plattform mit AI-Filter
• Übersetzungs-Tool DeepL
• Spam-Filter
• KI-gestütztes CRM (HubSpot Sales AI etc.)
• DSB-Bot (also Hugo selbst!)

Sie können die ankreuzen, was zutrifft, und nur die übernehmen.

Einträge aus dem Schatten-KI-Radar

Wer einen Fund des Schatten-KI-Radars ins Register übernimmt, bekommt einen vorbelegten Eintrag: Name, Anbieter, Rolle und ein Vorschlag für die Risikoklasse stehen schon drin, ergänzen müssen Sie nur den Zweck.

Solche Einträge tragen in der Liste die Kennzeichnung „aus Radar” und führen mit einem Klick zum Fund zurück — dorthin, wo Sie sehen, wie viele Konten den Dienst verbunden haben, welche Berechtigungen er hat und wer zugestimmt hat. Umgekehrt wechselt der Fund im Radar auf den Zustand im Register, sodass er dort nicht ein zweites Mal bearbeitet wird.

Verknüpfung mit VVT

Jedes KI-System ist (fast immer) eine Datenverarbeitung. Sie können pro KI auf den zugehörigen VVT-Eintrag verlinken (oder einen neuen erzeugen).

Tipps

• Aktuell halten — bei jedem neuen Tool prüfen, ob KI drin. Auch “klassische” Software bekommt zunehmend KI-Features (z.B. M365, Salesforce, Atlassian).
• Eigene KI besonders dokumentieren — wenn ihr selbst KI entwickelt, sind die Pflichten höher (Sie sind Anbieter, nicht nur Betreiber).